Письменное пояснение работника на практике называют объяснительной. Эксперты hh.ru рассказывают, когда она нужна и почему не стоит отказываться от её написания.

Когда нужна объяснительная

Объяснительные пишут в двух случаях. Чаще всего руководитель требует написать объяснительную, когда сотрудник совершил проступок: опоздал, прогулял или еще как-то "накосячил". Правильно составленный документ поможет объяснить работодателю причины проступка. Дело в том, что для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть выполнена определённая процедура.

Сначала работника уведомляют, что он должен написать объяснительную. На это ему дают два рабочих дня.

Если сотрудник не уложится в срок или вовсе не предоставит объяснительную, работодатель составит акт об отсутствии объяснительной.

Отказ от написания объяснительной не избавит от дисциплинарного взыскания, просто усложнит процедуру. Просто выпустить приказ, например, о выговоре, работодатель не вправе. Ведь сотрудник, совершивший проступок, имеет право привести аргументы в свою защиту или признать свою вину. Для этого и нужны объяснительные.

Напомним, что в Трудовом кодексе предусмотрены три вида взысканий: замечание, выговор, увольнение. Срок действия взыскания — год с даты издания приказа. Если за этот срок нового взыскания не было, оно автоматически считается снятым.
Несмотря на то что среди взысканий нет лишения премии, в ряде случаев провинившийся сотрудник может остаться без выплаты. Дело в том, что работодатель вправе указать отсутствие неснятого дисциплинарного взыскания как одно из условий начисления премии. Это должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре, или локальном нормативном акте компании.

Также объяснительные потребуются, если в неприятной ситуации задействовано несколько лиц и работодателю надо понять, что на самом деле произошло. Тогда объяснительные попросят написать не только непосредственных участников, но и свидетелей.

Процедура

Объяснительная — документ, имеющий юридическую силу. Иногда объяснительная становится доказательством в споре с работодателем в суде. Всё просто: если работник хочет оспорить наказание, любое отклонение от установленной процедуры может быть рассмотрено в его пользу. Поэтому и грамотный работодатель заинтересован в том, чтобы затребовать объяснительную.

Рассмотрим на примере. Секретарь Иванова прогуляла работу. На следующий день она явилась как ни в чём не бывало. Что делать работодателю, чтобы наложить на Иванову дисциплинарное взыскание? Во-первых, зафиксировать нарушение. Это может быть акт или служебная записка, где указано, что случилось, время события, и перечисляются все участники. Во-вторых, издать приказ о необходимости написать объяснительную. Иванову надо с ним ознакомить под подпись.

Именно приказ и под подпись! Устно нельзя: Иванова может проигнорировать это требование или отказаться, а потом говорить, что у неё вообще не просили объяснительную. В мессенджеры требование написать объяснительную тоже отправлять нельзя. В Роструде полагают, что телефоном (и, соответственно, мессенджером) вместо работника может пользоваться другой человек. Поэтому, если сотрудник пропал, то требование о даче пояснений можно направить по почте или вручить лично по месту его жительства.

3. Дать Ивановой два рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную. За это время она может ознакомиться со своими должностными инструкциями, всё взвесить и, если посчитает нужным, обратиться к юристу за консультацией. Болезнь или отпуск сотрудника продлевают время, отведённое на написание объяснительной. Отзывать из отпуска или требовать от человека на больничном срочно объясниться нельзя.

4. Если Иванова всё же отказалась писать объяснительную, через два рабочих дня можно составить акт об отказе. С ним Иванову тоже надо ознакомить под подпись.

5. Не позднее, чем через месяц после обнаружения проступка, издать приказ о взыскании. Позднее работодатель уже не может воспользоваться своим правом на наложение дисциплинарного взыскания. Например, уволить за прогул через год после написания объяснительной нельзя.

Как составить объяснительную

Установленной формы для объяснительной нет. Она может быть написана от руки или напечатана в произвольной форме. Либо кадровик может дать вам бланк, принятый в компании. Мы рекомендуем писать объяснительную коротко, без эмоций, простыми предложениями. Остроумные фразы, троллинг работодателя и сложносочинённые обороты делу только помешают. Пишите только по делу, не отклоняясь от сути: что, где, когда.

Отказ от объяснительной

Сотрудник имеет право отказаться от объяснений. Тогда работодатель собирает комиссию минимум из трёх человек, комиссия составляет акт. С ним работника знакомят под подпись. Если он отказывается и от этого, члены комиссии отразят ситуацию в акте.

Отказ от объяснительной обычно воспринимается негативно и ведёт к конфликту с работодателем. Вряд ли начальство посчитает, что работник переживает из-за случившегося, вынес какой-то урок и проступок в будущем не повторится. Кроме того, если работник отказался писать объяснительную, могут возникнуть сложности с оспариванием взыскания.

Коротко

1. Объяснительная нужна обеим сторонам: и работнику, и работодателю.

2. Отказ от объяснительной невыгоден работнику, так как из-за этого ухудшаются отношения с работодателем.

3. Пишите объяснительную коротко, по делу, без лишних подробностей. Опишите причины своих действий и их последствия, укажите людей, которые могут доказать ваши слова, при необходимости приложите подтверждающие документы.

4. Если работодатель нарушает порядок наложения дисциплинарного взыскания, его можно оспорить в трудовой инспекции или суде.